【個人情報保護方針】
制定日 2020年4月1日
最終改正日 2021年7月1日
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社（以下、「当社」という。）は、腸内細菌叢と健康状態（疾病）の関係に関する研究の成果を踏まえた腸内細菌叢の検査・分析サービスの他、疾病を予防するための機能性食品の開発等に係わるコンサルティングや受託研究・共同研究を行います。業務遂行にあたり、お客様との信頼関係を築き上げ、安心して当社サービスをご利用いただくために、個人情報の適正な取り扱い、ならびに保護の徹底は重要であると考えます。当社では、人格尊重の理念の下に、事業における全ての個人情報をより厳正に取扱うため、役職員が遵守すべき行動基準として「個人情報保護方針」を定め、その遂行のために最大限努力することをここに宣言いたします。
- 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
- 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
- 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社
代表取締役 増山 博昭
以上
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒101-0064 東京都千代田区神田猿楽町2-8-11 VORT水道橋Ⅲ 3F
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社 苦情・相談窓口
メールアドレス：info@symbiosis-solutions.co.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
【個人情報の利用目的の公表】
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及び第2項に基づき公表します。
個人情報の利用目的
（１）ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。
| 個人情報の類型 | 利用目的 |
|---|---|
| 腸内細菌叢の検査・ 分析サービス業務に関する個人情報 | １）医療機関や企業などにて被検者様が検査・分析サービスをご利用になった場合における、医療機関や企業などへの検査・分析結果のご提供。 ２）個人で検査キットを購入した場合における、検査キットの発送業務。 ３）検査・分析サービスの提供にともなう料金請求、決済、発送業務、レポート作成業務。 ４）検査・分析サービスに必要な情報が不足する場合や検体に不具合があった場合における、当社から被検者様への問い合わせ業務。 ５）外部委託機関への業務委託に基づく情報提供。 (当社と同等の個人情報保護を実施する業者等に委託します。委託先は、当社が定めた基準により選定し、個人情報保護に関する覚書を取り交わしたうえで適切に監督いたします。) ６）検査・分析サービスをご利用になる医療機関等や被検者様からの問い合わせ対応業務。 ７）その他、腸内細菌叢の検査・分析サービスに附帯する業務。 ８）腸内細菌叢に関わる研究業務。 （個人が識別されることのないように匿名化いたします） ９）代理店から取得する検査キット購入者の個人情報に基づく、検査キットの発送業務。 １０）代理店による個人情報取得の経緯（第三者提供の同意を適切に得ているか）の確認業務。 |
| 上記以外の当社の各事業 （コンサルティング、受託研究、共同研究など）に関する個人情報 | コンサルティングや受託研究・共同研究業務に付帯する業務 |
| 当社の各事業に関する お問い合わせの方の個人情報 | お問い合わせにお答えするため |
| 当社の株主様の個人情報 | 連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため |
| 当社従業者の個人情報 | 人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため |
| 当社への直接応募者情報 | 採用業務のため |
（２）ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的
| 個人情報の類型 | 利用目的 |
|---|---|
| 腸内細菌叢の検査・ 分析サービス業務に関する個人情報 | 検査・分析サービスをご利用になる医療機関等や被検者様からの問い合わせ対応業務。 |
| 上記以外の当社の各事業 （コンサルティング、受託研究、共同研究など）に関する個人情報 | コンサルティングや受託研究・共同研究業務に付帯する業務 |
【保有個人データに関する事項の周知について】
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社（以下、「当社」という。）の保有個人データ（当社が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行う権限を有するもの）及び第三者提供記録の開示等に関する公表事項は、以下の通りです。
１．組織の名称、住所、代表者氏名
組織名：シンバイオシス・ソリューションズ株式会社
住 所：〒101-0064 東京都千代田区神田猿楽町2丁目8-11 VORT水道橋Ⅲ 3F
代表者：代表取締役 増山 博昭
２．個人情報に関する管理者の所属及び連絡先
管理者：個人情報保護管理者
役職名：シンバイオシス・ソリューションズ株式会社 研究開発本部
連絡先：info@symbiosis-solutions.co.jp
３．保有個人データの利用目的
| 個人情報の類型 | 利用目的 |
|---|---|
| 腸内細菌叢の検査・ 分析サービス業務に関する個人情報 | １）医療機関や企業などにて被検者様が検査・分析サービスをご利用になった場合における、医療機関や企業などへの検査・分析結果のご提供。 ２）個人で検査キットを購入した場合における、検査キットの発送業務。 ３）検査・分析サービスの提供にともなう料金請求、決済、発送業務、レポート作成業務。 ４）検査・分析サービスに必要な情報が不足する場合や検体に不具合があった場合における、当社から被検者様への問い合わせ業務。 ５）外部委託機関への業務委託に基づく情報提供。 (当社と同等の個人情報保護を実施する業者等に委託します。委託先は、当社が定めた基準により選定し、個人情報保護に関する覚書を取り交わしたうえで適切に監督いたします。) ６）検査・分析サービスをご利用になる医療機関等や被検者様からの問い合わせ対応業務。 ７）その他、腸内細菌叢の検査・分析サービスに附帯する業務。 ８）腸内細菌叢に関わる研究業務。 （個人が識別されることのないように匿名化いたします） ９）代理店から取得する検査キット購入者の個人情報に基づく、検査キットの発送業務。 １０）代理店による個人情報取得の経緯（第三者提供の同意を適切に得ているか）の確認業務。 |
| 上記以外の当社の各事業 （コンサルティング、受託研究、共同研究など）に関する個人情報 | コンサルティングや受託研究・共同研究業務に付帯する業務 |
| 当社の各事業に関する お問い合わせの方の個人情報 | お問い合わせにお答えするため |
| 当社の株主様の個人情報 | 連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため |
| 当社従業者の個人情報 | 人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため |
| 当社への直接応募者情報 | 採用業務のため |
４．保有個人データに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
（１）当社の苦情相談窓口
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社 苦情・相談窓口
〒101-0064 東京都千代田区神田猿楽町2-8-11 VORT水道橋Ⅲ 3F
メールアドレス：info@symbiosis-solutions.co.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
（２）当該対象事業者の消費者等から苦情の解決の申出を受付ける第三者機関
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565／0120-700-779
＊個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。
５．当社の加入する認定個人情報保護団体について
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
６．保有個人データの安全管理措置
（１）基本方針の策定
当社はプライバシーマーク認定事業者として、「個人情報保護方針」を策定しています。個人データの適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等に基づき個人情報保護規程を策定してPMS（個人情報保護マネジメントシステム）を運用しております。
（２）個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程にて定めております。
（３）組織的安全管理措置
個人情報保護規程に基づき、個人情報保護管理者を中心に、
①個人データの取扱いに関する部門管理者を選任するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査（更新審査含む）を実施しています。
（４）人的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。またゼロディ攻撃等、新たな脅威については、適宜、注意を促しております。
②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
（５）物理的安全管理措置
①個人データを取り扱う執務室においては、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。部外者は個人データのない応接スペースで訪問を受け付け、やむを得ず執務室に入室を許可する場合は入退受付票に記録を取り、応対者が常に帯同して個人データに触れることのないようにしております。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
（６）技術的安全管理措置
①サーバや業務システムへのアクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
【保有個人データの開示等に関する手続き】
保有個人データについて、利用目的の通知・保有個人データの開示・内容の訂正、追加若しくは削除（訂正等）・利用の停止若しくは消去又は保有個人データの第三者への提供の停止（利用停止等）・第三者提供記録の開示（開示等の請求等）のご請求が出来ます。
当社では、次の手順で個人情報の開示等の請求等に対応いたします。
１．開示等の求めの受付
（１）下記の宛先までご連絡ください。
当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。
〒101-0064 東京都千代田区神田猿楽町2-8-11 VORT水道橋Ⅲ 3F
シンバイオシス・ソリューションズ株式会社 苦情・相談窓口責任者
メールアドレス：info@symbiosis-solutions.co.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
（２）本人確認のため、以下の書類いずれか1通を(1)「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
- 運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
- 住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
（３）代理人の方が手続きをされる場合は、（１）「所定の用紙」、（２）「本人確認書類」に加え、以下のア）のいずれか一つおよびイ）の書類も郵送またはご持参ください。
ア）代理人の本人確認書類
- 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
- 代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
- 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
ィ）代理権を証する書面（委任状など）
- 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
- 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。
２．「開示等の請求等」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
- 手数料金額：1,000円（税込）
３．検討結果連絡
当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
- 個人情報の利用目的の通知、開示及び第三者提供記録開示の場合は、書面の郵送または手渡し
- 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール
書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
- 登録されている本人住所に回答文面を郵送する。
- 登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする。
- 登録されている本人のＥメールアドレスに回答文面をメールする。
- 登録されている本人の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。
保有個人データの開示又は第三者提供記録につきまして、電磁的手続きによる開示をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
以上